GESTIÓN ADMINISTRATIVA

GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO

En el Grupo Bancolombia la comunicación interna es un vehículo que nos permite promover entre los colaboradores el sentido de pertenencia y el orgullo de formar parte de esta organización. Para la alta dirección se ha convertido con el paso de los años y la evolución del negocio, en la oportunidad de estar más cerca de los colaboradores, conocer sus inquietudes, dar respuesta a sus necesidades de manera asertiva y oportuna, ejercer un liderazgo más centrado en las personas para garantizar unos mejores resultados.

De igual manera, la comunicación interna para los colaboradores es una herramienta que les permite mantenerse actualizados sobre la dinámica del negocio, conocer buenas prácticas de gestión, saber más cerca de sus beneficios, estar al día sobre todas las opciones que la organización pone a disposición suya y de sus familias para su desarrollo y crecimiento personal y profesional.

La gestión del conocimiento no ha sido la excepción en Bancolombia para sufrir cambios, anteriormente la distribución del conocimiento se hacía en Bancolombia por medio de capacitaciones presenciales en la actualidad Bancolombia posee una plataforma en la web para la gestión del conocimiento.

En el Grupo Bancolombia se tiene un aplicativo de nombre FORMACION VIRTUAL, cuyo link de acceso es

http://formacionvirtual.bancolombia.com/ekp/index.html.

Descripción general:

Esta herramienta se usa para compartir conocimiento sobre procesos, productos, servicios del grupo Bancolombia, es exclusiva para empleados, y se maneja por medio de una plataforma virtual, en la cual se asigna un usuario y un password para tener acceso, el cual se puede hacer desde la intranet del Banco o inclusive ya desde un portal de internet particular.

Planes de Formación:

Durante 2008 el Grupo Bancolombia invirtió en la formación de sus colaboradores la suma de $5.691 millones. Este dinero permitió 89.161 participaciones en programas formativos, es decir, que en promedio, cada colaborador recibió seis cursos que facilitaron el desarrollo de sus competencias.
Con relación al año anterior, la inversión económica tuvo un incremento del 13,65% ($684 millones) y de 15.544 beneficiarios para un 21,12%, tanto en formación presencial con cursos internos y externos, como en los programas virtuales.

Durante el año se realizaron diferentes programas formativos con la metodología virtual y la presencial, lo cual contribuyó a aumentar los niveles de efectividad y a dar respuestas más oportunas a las necesidades y los cambios ocurridos dentro del Grupo.

GESTION DEL CAMBIO

En Bancolombia se empieza la gestión del cambio rompiendo paradigmas, paradigmas como que si hay entidades financieras que tienen diferentes focos no pueden ser una sola. La gestión del cambio en Bancolombia empezó como se deben hacer las cosas, primero integrar y crear sinergias en el talento humano y luego integrar procesos, productos, tecnologías, herramientas, de allí que las fusiones por las cuales ha atravesado Bancolombia hayan tenido feliz término.

Adicionalmente primero se forma a los líderes de los equipo en cultura del cambio, porque no se puede servir de ejemplo, si no se tiene asimilado los conceptos que quiero compartir con mi equipo de trabajo, primero se tiene que tener convicción por parte de los líderes de los equipo para que sirvan de ejemplo.

Esta tema de Gestión del cambio tiene tanta relevancia en Bancolombia que a nivel de estructura hay un área de Gerencia de Gestión del Cambio, área que acompaña a cada una de las área que va a sufrir cambios, en cualquier escenario que sea, por ejemplo cambios o alta rotación de personal, cambios en alguna herramienta de alto impacto para un equipo de trabajo; esta gerencia acompaña al talento humano y los hace participes del cambio como tal, sensibilizando a los integrantes del equipo para que tengan una actitud positiva frente a este cambio.

GESTION DE LA INFORMACION

La gestión de la información en Bancolombia tiene una importancia total, puesto que Bancolombia tiene dos activos y pilares fundamentales, el capital humano que lo conforman sus empleados, sus clientes y la comunidad en general y el activo de la Información,

Es por esto que a nivel transversal de toda la organización se tienen áreas identificadas como áreas que deben velar por la custodia, control de la información, por ejemplo el área de Seguridad Corporativa, el área de Auditoria entre otras.

Con el tamaño que tiene Bancolombia se está creando una plataforma tecnológica SAP, en al cual se podrá tener actualizada la información de todos y cada uno de sus clientes, adicionalmente con esta plataforma se puede tener integradas aplicativos de diferentes productos y servicios, unificar procesos, unificar herramientas que harán que los proceso para Bancolombia sean más eficientes y para sus clientes con información más precisa.

GESTION DE LOS PROYECTOS

En Bancolombia la gestión de los proyectos tiene tal relevancia que a nivel de estructura se tiene una Dirección Nacional de Proyectos, área que está conformada por un equipo especializado, en análisis e implementación de proyectos; esta área es quien recibe las propuestas y es quien determina si es una Idea Innovadora o un Proyecto.

Una vez se determina que es un proyecto, esta área realiza el análisis del mismo, convoca las áreas de impacto. Asigna uno recursos para la implementación del mismo, determina el alcance, el cronograma con sus respectivos responsables; así mismo determina en qué fecha deben estar los entregables por cada uno de los participes del proyecto.

Esta área es un aliado estratégico al interior de la organización del área de Ingeniería de Procesos, y entre ambas hacen el "acercamiento" por llamarlo de alguna forma entre todas las áreas de impacto del proyecto, esta ultima área de Ingeniería es la responsable de entregar y redactar la documentación necesaria que servirá el manual de procedimiento si el proyecto no es un productos sino un nuevo proceso.

GESTION DE RIESGOS

Toda actividad tiene un riesgo implícito, genera un riesgo, hasta cruzar una calle genera un riesgo, siempre hay que tomar decisiones, en una entidad financiera como Bancolombia si que cierto que existen los riesgos, riesgos de producto, riesgos de procesos, riesgos operacionales, riesgos de mercado.

Es tal la importancia que también a nivel de estructura se tienen una Dirección Nacional de Riesgos, si se hace referenciación en el mayor porcentaje de las organizaciones el área de riesgos es un área que está ligada a otras áreas como auditoria, seguridad, etc.; en Bancolombia es un área independiente y es la que evalúa el nuevo proceso, productos o servicio que se va a implementar en la organización, y luego de un análisis detallado se determina cual es el apetito de riesgo o la perdida esperada, y dependiendo del valor que dé este análisis el riesgo puede ser en una de las tres escalas, Moderado, Aceptable, Severo, cada uno de de los niveles tiene un nivel de atribuciones, el de menor riesgo lo autoriza el Director del área líder del productos o proceso, el de mediano riesgo lo puede autorizar el vicepresidente respectivo, y el de mayor riesgo lo debe autorizar la Junta Directiva por su alto impacto a nivel de toda la organización.